Aufbewahrungsfristen für Belege und Rechnungen (2026)
Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege und Rechnungen 8 Jahre statt bisher 10. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren, sonstige Geschäftsunterlagen bei 6. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres. Privatpersonen haben keine allgemeine Aufbewahrungspflicht, mit Ausnahmen unten.
Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Stand: Oktober 2026. Aufbewahrungsfristen in anderen Ländern (Englisch).
Aufbewahrungsfristen auf einen Blick
| Unterlage | Frist | Fristbeginn | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Buchungsbelege (Kassenbons, Quittungen, Rechnungen als Beleg) | 8 Jahre | Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist | §147(1) Nr. 4, (3) AO |
| Rechnungen (UStG) | 8 Jahre | Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde | §14b(1) UStG |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte | §147(1) Nr. 1, (3) AO |
| Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen | 6 Jahre | Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist | §147(1) Nr. 2, 3, 5, (3) AO |
| Privat: Handwerkerrechnungen für ein Grundstück | 2 Jahre | Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde | §14b(1) Satz 5 UStG |
| Privat: Überschusseinkünfte über 500.000 € | 6 Jahre | Ende des Kalenderjahres | §147a AO |
Seit 2025: 8 statt 10 Jahre für Belege
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die Änderung gilt seit dem 1. Januar 2025 und betrifft §147(3) AO und §257(4) HGB.
Die Übergangsregel steht in Art. 97 §19a(2) EGAO. Die 8 Jahre gelten für alle Unterlagen, deren alte 10-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Belege aus 2015 und später profitieren von der kürzeren Frist.
Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute sind ausgenommen. Für ihre Buchungsbelege gilt weiterhin die 10-Jahres-Frist (§257(4) HGB, Art. 97 §19a(3) EGAO).
Welche Belege darf ich 2027 vernichten?
Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§147(4) AO). Ein Beispiel: Ein Beleg aus 2018. Die Frist startet am 31. Dezember 2018 und endet nach 8 Jahren am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 darfst du ihn vernichten.
| Belegjahr | Vernichten ab |
|---|---|
| 2018 | 1. Januar 2027 |
| 2019 | 1. Januar 2028 |
| 2020 | 1. Januar 2029 |
Bücher mit letzter Eintragung 2016 haben eine 10-Jahres-Frist. Sie endet am 31. Dezember 2026, also ab 1. Januar 2027.
Wichtig: Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§147(3) Satz 5 AO). Das betrifft zum Beispiel laufende Betriebsprüfungen oder offene Einsprüche. Kläre das vor dem Vernichten mit deinem Steuerberater.
Aufbewahrungsfrist für Rechnungen
Unternehmer müssen Rechnungen 8 Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung (§14b(1) UStG). Die Rechnung muss während der gesamten Frist lesbar bleiben (§14b(1) Satz 2 UStG).
Rechnungen als Buchungsbelege fallen zusätzlich unter §147 AO. Beide Fristen laufen parallel.
Kassenbon aufbewahren: Was gilt für Privatpersonen?
Privatpersonen haben keine allgemeine Pflicht, Belege aufzubewahren. Das Finanzamt fordert Belege nur bei Rückfragen an. Die Finanzämter Baden-Württemberg schreiben: “Es besteht grundsätzlich lediglich eine Belegvorhaltepflicht.” Bewahre Belege für eventuelle Rückfragen auf. Einen bestimmten Zeitraum nennt das Finanzamt nicht.
Es gibt zwei Ausnahmen:
- Handwerker- oder Bauleistungen an einem Grundstück: 2 Jahre Aufbewahrungspflicht für die Rechnung (§14b(1) Satz 5 UStG, §14(2) Satz 2 Nr. 3 UStG).
- Überschusseinkünfte über 500.000 € im Kalenderjahr: 6 Jahre Aufbewahrungspflicht (§147a AO). Ab 2027 steigt die Grenze auf 750.000 €.
Daneben lohnt es sich, Kassenbons für Umtausch und Gewährleistung aufzuheben.
Reicht ein Foto oder Scan des Belegs?
§147(2) AO erlaubt die Aufbewahrung als “Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern”, wenn vier Bedingungen erfüllt sind:
- Die Wiedergabe stimmt mit dem Original bildlich überein.
- Sie ist während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar.
- Sie kann unverzüglich lesbar gemacht werden.
- Sie kann maschinell ausgewertet werden.
Voraussetzung ist die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Die Details regelt die GoBD (Verfahrensdokumentation); die liegt bei dir oder deinem Steuerberater.
ReceiptGenie speichert ein klares Bild des Belegs und die ausgelesenen Daten und lässt dich beides exportieren. Ob das Bild das Papier ersetzen kann, hängt von den Regeln der Finanzverwaltung ab, die oben zusammengefasst sind.
Warum Kassenbons die 8 Jahre oft nicht überstehen
Die meisten Kassenbons sind auf Thermopapier gedruckt. Die Schrift verblasst mit der Zeit, oft schon nach wenigen Monaten. Ein Beleg, der heute gut lesbar ist, kann in zwei Jahren kaum noch zu entziffern sein. Fotografiere den Kassenbon deshalb, sobald du ihn bekommst.
So bewahrst du Belege 8 Jahre lesbar auf
- Scanne den Beleg, sobald du ihn bekommst: mit der Kamera, aus Fotos oder als PDF.
- Prüfe Händler, Datum, Summe und Steuer.
- Tagge den Beleg, zum Beispiel nach Jahr oder Projekt.
- Exportiere einmal im Jahr einen Bericht für deinen Steuerberater als CSV, Excel oder ZIP mit Belegbildern (Premium). Auf Android exportiere regelmäßig ein ZIP.
Alle Belege an einem Ort: Belege verwalten App.
Häufige Fragen
Wie lange muss man Belege aufbewahren?
Geschäftliche Buchungsbelege und Rechnungen: 8 Jahre seit dem 1. Januar 2025. Bücher und Jahresabschlüsse: 10 Jahre. Sonstige Geschäftsunterlagen: 6 Jahre. Privatpersonen haben keine allgemeine Pflicht, nur eine Belegvorhaltepflicht für Rückfragen des Finanzamts.
Welche Unterlagen darf ich 2027 vernichten?
Buchungsbelege aus dem Jahr 2018 oder früher, deren 8-Jahres-Frist am 31. Dezember 2026 endet. Bücher mit letzter Eintragung 2016 (10-Jahres-Frist). Voraussetzung: keine offene Festsetzungsfrist und keine laufende Betriebsprüfung. Im Zweifel den Steuerberater fragen.
Muss ich Kassenbons privat aufheben?
Es gibt keine allgemeine Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen. Handwerkerrechnungen für ein Grundstück musst du 2 Jahre aufbewahren. Bei Überschusseinkünften über 500.000 € gilt eine 6-Jahres-Frist. Für Umtausch und Gewährleistung lohnt es sich, Kassenbons aufzuheben.
Reicht ein Foto vom Kassenbon?
§147(2) AO erlaubt eine Aufbewahrung als Bild, wenn die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt, jederzeit verfügbar und lesbar ist und maschinell ausgewertet werden kann. Die GoB müssen eingehalten werden. Die Details regelt die GoBD.
Belege scannen und sicher aufbewahren
Wer jeden Beleg beim Erhalt scannt, hat eine lesbare Kopie für die gesamte Aufbewahrungsfrist. ReceiptGenie herunterladen für iPhone und Android, mit 25 kostenlosen intelligenten Scans.